Política de privacidad

1. Quiénes somos

Docutrix es operado por ZGuy Software Solutions Pty Ltd (ABN 48 617 716 597), con sede en Wollongong, Nueva Gales del Sur (Australia) ("Docutrix", "nosotros"). Esta política explica cómo tratamos la información personal cuando usted visita docutrix.com, se pone en contacto con nosotros o utiliza la aplicación Docutrix en app.docutrix.com.

Tratamos la información personal de conformidad con la Ley de Privacidad australiana (Privacy Act 1988 (Cth)) y los Principios Australianos de Privacidad (Australian Privacy Principles). Cuando le sea aplicable el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea o del Reino Unido, también lo cumplimos.

2. Sus documentos son un caso aparte

Cuando su organización sube documentos a Docutrix, es su organización quien decide qué se sube y quién puede acceder a ello. Respecto de ese contenido, actuamos como encargado del tratamiento (o proveedor de servicios) por cuenta de su organización, que es la responsable del tratamiento.

• Utilizamos sus documentos, preguntas y respuestas únicamente para prestar el servicio a su equipo.
• Nunca los utilizamos para entrenar, ajustar o mejorar modelos de IA, en ningún plan.
• El acceso dentro de su espacio de trabajo se rige por los permisos que establezcan sus administradores.

Los clientes Enterprise pueden firmar un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA). Consulte nuestra página de Seguridad para saber cómo se aíslan, cifran y procesan los documentos.

3. Información que recopilamos

Información que usted nos proporciona. Incluye:

• Formulario de contacto: su nombre y apellidos, su dirección de correo electrónico, su empresa, el asunto que elija y su mensaje.
• Oferta de descuento: su dirección de correo electrónico profesional.
• Cuenta de la aplicación: su nombre, su dirección de correo electrónico y sus datos de inicio de sesión.
• Fuentes conectadas: si su organización conecta Google Drive o Microsoft SharePoint, recibimos el acceso que concede y los archivos que decide sincronizar.
• Facturación y soporte: los datos que nos facilite al contratar un plan o solicitar ayuda.

Información recopilada automáticamente. Incluye:

• Datos de uso de Google Analytics, a través de Google Tag Manager, pero solo si acepta las cookies de estadísticas.
• Datos de publicidad y de medición de campañas, pero solo si acepta las cookies de marketing.
• En la aplicación, datos de uso del producto procedentes de PostHog, pero solo si acepta las cookies de estadísticas.
• Datos técnicos como su dirección IP, el tipo de navegador y las páginas que solicita. Los procesan nuestro proveedor de alojamiento y Cloudflare Turnstile, que comprueba que los visitantes no son bots en nuestro formulario de contacto y en las páginas de registro, inicio de sesión y "Probar sin iniciar sesión" de la aplicación.
• En la aplicación, registros y trazas de la aplicación con marcas de tiempo, identificadores de usuario, referencias a documentos y el texto de las preguntas, que se conservan con fines de seguridad, resolución de problemas y auditoría.

4. Probar Docutrix sin una cuenta

Puede probar la aplicación Docutrix sin registrarse. No le pedimos su nombre ni su dirección de correo electrónico. Para una sesión de invitado almacenamos:

• Un usuario invitado y un espacio de trabajo temporales, con una dirección de correo electrónico aleatoria que no puede recibir mensajes.
• Las preguntas que hace y las respuestas y citas que recibe. Se procesan como cualquier otra pregunta en la aplicación (consulte "Con quién la compartimos").
• Su dirección IP, en un contador que limita cuántas sesiones de invitado se pueden iniciar y que caduca al cabo de una hora. Cloudflare Turnstile también la recibe para comprobar que usted no es un bot.
• Cookies que le mantienen en su sesión de invitado, la vinculan a su cuenta si se registra más adelante (se conservan 90 días) y asignan a su navegador un identificador aleatorio para que podamos contar cuántas personas prueban Docutrix (se conservan 2 años).

Eliminamos el usuario invitado, su espacio de trabajo y sus conversaciones 24 horas después del inicio de la sesión.

Cuando se aplica el RGPD, nos basamos en nuestro interés legítimo en permitir que las personas prueben Docutrix antes de registrarse y en protegerlo frente a abusos. Las herramientas de analítica y de marketing solo funcionan en una sesión de invitado si usted las acepta en el banner de cookies.

5. Cómo utilizamos su información

• Para responder a su consulta, organizar una demostración o enviarle el descuento que solicitó.
• Para prestar, proteger y dar soporte a la aplicación Docutrix.
• Para entender cómo utilizan los visitantes nuestro sitio web y mejorarlo (con su consentimiento).
• Para enviar correos electrónicos sobre el producto o de marketing cuando usted los haya solicitado o la ley lo permita. Todos los correos de marketing incluyen un enlace para darse de baja.
• Para prevenir el spam, el fraude y el abuso, y para cumplir nuestras obligaciones legales.

Cuando se aplica el RGPD, nos basamos en su consentimiento (para las cookies de estadísticas y de marketing), en la ejecución de nuestro contrato con usted o con su organización, y en nuestro interés legítimo en gestionar y proteger nuestro negocio.

6. Con quién la compartimos

No vendemos información personal. Solo la compartimos con proveedores de servicios que nos ayudan a operar Docutrix, como:

• DigitalOcean, que aloja nuestros servidores, nuestra base de datos y el almacenamiento de documentos en Sídney (Australia).
• Coolify, que utilizamos para desplegar la aplicación. Puede leer la configuración y los registros de los servidores, pero no almacena sus documentos.
• OpenAI, Anthropic (a través de Amazon Web Services Bedrock) y Pinecone, nuestros proveedores de IA y de búsqueda. Cuando usted o su equipo añaden un documento, su texto se envía a OpenAI para convertirlo en embeddings (representaciones numéricas que se utilizan para la búsqueda), que se almacenan en Pinecone; OpenAI hace lo mismo con sus preguntas. Cuando usted hace una pregunta, su pregunta y los pasajes pertinentes de sus documentos se envían a OpenAI o a Anthropic, según el modelo configurado para su espacio de trabajo, para redactar la respuesta. Solo tratan estos datos para prestarnos el servicio, en virtud de acuerdos que los protegen con un nivel al menos equivalente al de esta política, y no los usan para entrenar sus modelos. Las aplicaciones móviles y de escritorio de Docutrix le piden permiso antes de enviarles nada. Los clientes Enterprise pueden, en su lugar, ejecutar un modelo privado en su propio entorno.
• Stripe, que procesa los pagos y los datos de facturación.
• Postmark, que envía nuestros correos electrónicos de cuenta y de notificación.
• PostHog, para la analítica de uso de la aplicación (alojamiento en la UE), con su consentimiento.
• Google, para Analytics y Tag Manager (con su consentimiento) y, si su organización lo conecta, Google Drive.
• Microsoft, si su organización conecta SharePoint.
• Cloudflare, para la protección contra bots Turnstile en nuestros formularios y en las páginas de registro, inicio de sesión e invitado de la aplicación.
• Mautic, nuestra plataforma de gestión de relaciones con clientes y de correo electrónico, que almacena los envíos del formulario de contacto y de la oferta de descuento.

También podemos divulgar información si la ley lo exige, o en el marco de una fusión o venta de nuestro negocio.

7. Transferencias internacionales

Docutrix se gestiona desde Australia. Nuestros servidores, nuestra base de datos y el almacenamiento de documentos se encuentran en Sídney, y nuestros registros se conservan en Australia. Por tanto, si usted se encuentra en la Unión Europea o en el Reino Unido, el uso de Docutrix implica la transferencia de su información personal a Australia, que no cuenta con una decisión de adecuación de la UE.

Algunos de nuestros proveedores también procesan datos en otros países:

• Estados Unidos: OpenAI (embeddings y, si su espacio de trabajo lo utiliza, chat), Stripe, Postmark, Google y Cloudflare.
• Estados Unidos o Unión Europea: Pinecone (índice de búsqueda).
• Unión Europea: PostHog.
• Amazon Web Services Bedrock funciona en Australia cuando su espacio de trabajo utiliza un modelo australiano. Algunos modelos se sirven desde otras regiones.

Cuando se aplica el RGPD, protegemos estas transferencias con las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (y el anexo del Reino Unido), ya sea en nuestros propios acuerdos o en las condiciones de tratamiento de datos de nuestros proveedores, y nos basamos en decisiones de adecuación cuando existen, como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para los proveedores certificados. Cuando se aplica la legislación australiana, adoptamos medidas razonables para que los destinatarios en el extranjero protejan su información con un nivel comparable al de los Australian Privacy Principles. Puede solicitarnos una copia de las garantías correspondientes en support@docutrix.com.

Los clientes Enterprise disponen de opciones de residencia de datos.

8. Durante cuánto tiempo la conservamos

Conservamos los datos de contacto relacionados con consultas y marketing mientras sean pertinentes para nuestra relación con usted, o hasta que nos pida que los eliminemos o se dé de baja.

Conservamos los datos de la cuenta y del espacio de trabajo mientras la suscripción de su organización esté activa. Cuando finaliza una suscripción, eliminamos los documentos del cliente conforme a nuestro acuerdo con su organización. Podemos conservar registros limitados durante más tiempo cuando la ley lo exija (por ejemplo, registros fiscales y de facturación).

Eliminamos las sesiones de invitado, incluidas sus preguntas y respuestas, 24 horas después de su inicio.

Conservamos los registros y trazas de la aplicación durante 15 días y después los eliminamos automáticamente.

9. Cookies

Nuestro banner de cookies le permite elegir qué cookies utilizamos:

• Necesarias: imprescindibles para las funciones básicas del sitio web, como la navegación y la seguridad. Están siempre activadas.
• Preferencias: recuerdan ajustes como el modo oscuro.
• Estadísticas: nos ayudan a entender cómo utilizan los visitantes el sitio y la aplicación (Google Analytics y PostHog). Recopilan datos de uso vinculados a un identificador de su navegador, por lo que no son anónimos.
• Marketing: se utilizan para medir nuestras campañas de marketing y mostrar anuncios relevantes.

El sitio web y la aplicación muestran cada uno este banner. Las cookies de estadísticas y de marketing permanecen desactivadas hasta que usted las acepte. Puede cambiar su elección en cualquier momento con el enlace de configuración de cookies del sitio web o de la aplicación.

10. Sus derechos

Puede solicitar acceso a la información personal que tenemos sobre usted, o su rectificación. Cuando se aplica el RGPD, también puede pedirnos que la eliminemos, que limitemos su uso o que nos opongamos a él, o que le facilitemos una copia en un formato portable, y puede retirar su consentimiento en cualquier momento.

Si su información se encuentra en un espacio de trabajo de Docutrix gestionado por su empleador u otra organización, póngase primero en contacto con esa organización. Nosotros la ayudaremos a responder.

Para presentar una solicitud, escriba a support@docutrix.com. Es posible que necesitemos verificar su identidad antes de atenderla.

11. Seguridad

Protegemos la información personal con medidas que incluyen el aislamiento por cliente, el cifrado AES-256 en reposo, el cifrado TLS 1.2+ en tránsito y controles de acceso basados en roles. Más información en nuestra página de Seguridad.

12. Menores

Docutrix es un servicio para empresas y no está dirigido a menores. No recopilamos conscientemente información personal de menores.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política periódicamente. Publicaremos la nueva versión en esta página y cambiaremos la fecha de "Última actualización". Si los cambios son significativos, lo comunicaremos a los clientes por correo electrónico o en la aplicación.

14. Contacto y reclamaciones

Puede enviar sus preguntas o reclamaciones sobre privacidad a support@docutrix.com. Procuramos responder en un plazo de 30 días.

Si no está satisfecho con nuestra respuesta, puede ponerse en contacto con la Office of the Australian Information Commissioner en oaic.gov.au. Si se encuentra en la Unión Europea o en el Reino Unido, también puede ponerse en contacto con su autoridad local de protección de datos.