Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Docutrix est exploité par ZGuy Software Solutions Pty Ltd (ABN 48 617 716 597), dont le siège est situé à Wollongong, en Nouvelle-Galles du Sud (Australie) (« Docutrix », « nous »). Cette politique explique comment nous traitons les données personnelles lorsque vous consultez docutrix.com, lorsque vous nous contactez ou lorsque vous utilisez l'application Docutrix à l'adresse app.docutrix.com.

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi australienne Privacy Act 1988 (Cth) et aux Australian Privacy Principles. Lorsque le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne ou du Royaume-Uni vous est applicable, nous le respectons également.

2. Le cas particulier de vos documents

Lorsque votre organisation importe des documents dans Docutrix, c'est elle qui décide de ce qui est importé et de qui peut y accéder. Pour ce contenu, nous agissons en tant que sous-traitant (ou prestataire de services) pour le compte de votre organisation, qui en est le responsable du traitement.

• Nous utilisons vos documents, questions et réponses uniquement pour fournir le service à votre équipe.
• Nous ne les utilisons jamais pour entraîner, affiner ou améliorer des modèles d'IA, quelle que soit l'offre.
• L'accès au sein de votre espace de travail respecte les autorisations définies par vos administrateurs.

Les clients Enterprise peuvent signer un DPA (accord de traitement des données). Consultez notre page Sécurité pour savoir comment les documents sont isolés, chiffrés et traités.

3. Données que nous collectons

Données que vous nous fournissez. Notamment :

• Formulaire de contact : vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre entreprise, l'objet choisi et votre message.
• Offre de réduction : votre adresse e-mail professionnelle.
• Compte de l'application : votre nom, votre adresse e-mail et vos informations de connexion.
• Sources connectées : si votre organisation connecte Google Drive ou Microsoft SharePoint, nous recevons l'accès qu'elle accorde et les fichiers qu'elle choisit de synchroniser.
• Facturation et support : les informations que vous nous communiquez lorsque vous souscrivez une offre ou demandez de l'aide.

Données collectées automatiquement. Notamment :

• Des données d'utilisation issues de Google Analytics, via Google Tag Manager, uniquement si vous acceptez les cookies de statistiques.
• Des données publicitaires et de mesure des campagnes, uniquement si vous acceptez les cookies marketing.
• Dans l'application, des données d'utilisation du produit issues de PostHog, uniquement si vous acceptez les cookies de statistiques.
• Des données techniques telles que votre adresse IP, le type de navigateur et les pages que vous demandez. Elles sont traitées par notre hébergeur, ainsi que par Cloudflare Turnstile, qui vérifie que les visiteurs ne sont pas des robots sur notre formulaire de contact et sur les pages d'inscription, de connexion et « Essayer sans se connecter » de l'application.
• Dans l'application, des journaux et traces applicatifs comprenant l'horodatage, les identifiants des utilisateurs, les références des documents et le texte des questions, conservés à des fins de sécurité, de dépannage et d'audit.

4. Essayer Docutrix sans compte

Vous pouvez essayer l'application Docutrix sans vous inscrire. Nous ne vous demandons ni votre nom ni votre adresse e-mail. Pour une session invité, nous conservons :

• Un utilisateur invité et un espace de travail temporaires, avec une adresse e-mail aléatoire qui ne peut recevoir aucun message.
• Les questions que vous posez ainsi que les réponses et citations que vous recevez. Elles sont traitées comme toute autre question dans l'application (voir « Avec qui nous les partageons »).
• Votre adresse IP, dans un compteur qui limite le nombre de sessions invité pouvant être ouvertes et qui expire au bout d'une heure. Cloudflare Turnstile la reçoit également pour vérifier que vous n'êtes pas un robot.
• Des cookies qui vous maintiennent dans votre session invité, la relient à votre compte si vous vous inscrivez plus tard (conservés 90 jours) et attribuent à votre navigateur un identifiant aléatoire afin que nous puissions compter combien de personnes essaient Docutrix (conservés 2 ans).

Nous supprimons l'utilisateur invité, son espace de travail et ses conversations 24 heures après le début de la session.

Lorsque le RGPD s'applique, nous nous fondons sur notre intérêt légitime à permettre d'essayer Docutrix avant de s'inscrire et à le protéger contre les abus. Les outils d'analyse et de marketing ne fonctionnent dans une session invité que si vous les acceptez dans la bannière de cookies.

5. Utilisation de vos données

• Pour répondre à votre demande, organiser une démo ou vous envoyer la réduction demandée.
• Pour fournir et sécuriser l'application Docutrix, et en assurer le support.
• Pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site et l'améliorer (avec votre consentement).
• Pour envoyer des e-mails produit ou marketing lorsque vous les avez demandés ou que la loi le permet. Chaque e-mail marketing comporte un lien de désinscription.
• Pour prévenir le spam, la fraude et les abus, et respecter nos obligations légales.

Lorsque le RGPD s'applique, nous nous fondons sur votre consentement (pour les cookies de statistiques et marketing), sur l'exécution de notre contrat avec vous ou votre organisation, et sur notre intérêt légitime à exploiter et protéger notre activité.

6. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous les partageons uniquement avec des prestataires qui nous aident à faire fonctionner Docutrix, notamment :

• DigitalOcean, qui héberge nos serveurs, notre base de données et le stockage des documents à Sydney (Australie).
• Coolify, que nous utilisons pour déployer l'application. Il peut lire la configuration et les journaux des serveurs, mais ne stocke pas vos documents.
• OpenAI, Anthropic (via Amazon Web Services Bedrock) et Pinecone, nos fournisseurs d'IA et de recherche. Lorsque vous ou votre équipe ajoutez un document, son texte est transmis à OpenAI afin de le transformer en embeddings (représentations numériques utilisées pour la recherche), qui sont stockés dans Pinecone ; OpenAI fait de même avec vos questions. Lorsque vous posez une question, votre question et les passages pertinents de vos documents sont transmis à OpenAI ou à Anthropic, selon le modèle configuré pour votre espace de travail, afin de rédiger la réponse. Ils traitent ces données uniquement pour nous fournir le service, dans le cadre d'accords qui les protègent à un niveau au moins équivalent à celui de la présente politique, et ne les utilisent pas pour entraîner leurs modèles. Les applications mobiles et de bureau Docutrix vous demandent votre autorisation avant de leur transmettre quoi que ce soit. Les clients Enterprise peuvent à la place exécuter un modèle privé dans leur propre environnement.
• Stripe, qui traite les paiements et les informations de facturation.
• Postmark, qui envoie nos e-mails de compte et de notification.
• PostHog, pour l'analyse de l'utilisation de l'application (hébergement dans l'UE), avec votre consentement.
• Google, pour Analytics et Tag Manager (avec votre consentement) et, si votre organisation le connecte, Google Drive.
• Microsoft, si votre organisation connecte SharePoint.
• Cloudflare, pour la protection anti-robots Turnstile sur nos formulaires et sur les pages d'inscription, de connexion et invité de l'application.
• Mautic, notre plateforme de gestion de la relation client et d'e-mailing, qui stocke les demandes envoyées via le formulaire de contact et l'offre de réduction.

Nous pouvons également divulguer des données si la loi l'exige, ou dans le cadre d'une fusion ou de la cession de notre activité.

7. Transferts internationaux

Docutrix est exploité depuis l'Australie. Nos serveurs, notre base de données et le stockage des documents se trouvent à Sydney, et nos journaux sont conservés en Australie. Si vous vous trouvez dans l'Union européenne ou au Royaume-Uni, l'utilisation de Docutrix implique donc le transfert de vos données personnelles vers l'Australie, qui ne fait pas l'objet d'une décision d'adéquation de l'UE.

Certains de nos prestataires traitent également des données dans d'autres pays :

• États-Unis : OpenAI (embeddings et, si votre espace de travail l'utilise, chat), Stripe, Postmark, Google et Cloudflare.
• États-Unis ou Union européenne : Pinecone (index de recherche).
• Union européenne : PostHog.
• Amazon Web Services Bedrock fonctionne en Australie lorsque votre espace de travail utilise un modèle australien. Certains modèles sont fournis depuis d'autres régions.

Lorsque le RGPD s'applique, nous encadrons ces transferts par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (et l'addendum britannique), dans nos propres accords ou dans les conditions de traitement des données de nos prestataires, et nous nous appuyons sur les décisions d'adéquation lorsqu'elles existent, comme le Data Privacy Framework UE-États-Unis pour les prestataires certifiés. Lorsque le droit australien s'applique, nous prenons des mesures raisonnables pour que les destinataires à l'étranger protègent vos données à un niveau comparable aux Australian Privacy Principles. Vous pouvez nous demander une copie des garanties applicables à support@docutrix.com.

Des options de résidence des données sont disponibles pour les clients Enterprise.

8. Durée de conservation

Nous conservons les coordonnées liées aux demandes et au marketing tant qu'elles sont pertinentes pour notre relation avec vous, ou jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer ou que vous vous désinscriviez.

Nous conservons les données de compte et d'espace de travail tant que l'abonnement de votre organisation est actif. À la fin d'un abonnement, nous supprimons les documents du client conformément à notre accord avec votre organisation. Nous pouvons conserver certaines données plus longtemps lorsque la loi l'exige (par exemple, les documents fiscaux et de facturation).

Nous supprimons les sessions invité, y compris leurs questions et réponses, 24 heures après leur début.

Nous conservons les journaux et traces applicatifs pendant 15 jours, puis les supprimons automatiquement.

9. Cookies

Notre bannière de cookies vous permet de choisir les cookies que nous utilisons :

• Nécessaires : indispensables aux fonctions essentielles du site, comme la navigation et la sécurité. Ils sont toujours activés.
• Préférences : mémorisent des réglages tels que le mode sombre.
• Statistiques : nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent le site et l'application (Google Analytics et PostHog). Ils collectent des données d'utilisation associées à un identifiant de votre navigateur ; elles ne sont donc pas anonymes.
• Marketing : servent à mesurer nos campagnes marketing et à afficher des publicités pertinentes.

Le site et l'application affichent chacun cette bannière. Les cookies de statistiques et marketing restent désactivés tant que vous ne les avez pas acceptés. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment grâce au lien des paramètres de cookies du site ou de l'application.

10. Vos droits

Vous pouvez demander à accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet, ou à les faire rectifier. Lorsque le RGPD s'applique, vous pouvez également nous demander de les supprimer, d'en limiter l'utilisation ou de vous y opposer, ou de vous en fournir une copie dans un format portable, et vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Si vos données se trouvent dans un espace de travail Docutrix géré par votre employeur ou une autre organisation, contactez d'abord cette organisation. Nous l'aiderons à vous répondre.

Pour faire une demande, écrivez à support@docutrix.com. Nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant d'y donner suite.

11. Sécurité

Nous protégeons les données personnelles par des mesures comprenant l'isolation des données par client, le chiffrement AES-256 au repos, le chiffrement TLS 1.2+ en transit et des contrôles d'accès basés sur les rôles. Pour en savoir plus, consultez notre page Sécurité.

12. Enfants

Docutrix est un service destiné aux professionnels et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des enfants.

13. Modification de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Nous publierons la nouvelle version sur cette page et modifierons la date de « Dernière mise à jour ». Si les modifications sont importantes, nous en informerons les clients par e-mail ou dans l'application.

14. Nous contacter et réclamations

Vous pouvez adresser vos questions ou réclamations relatives à la confidentialité à support@docutrix.com. Nous nous efforçons de répondre sous 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez contacter l'Office of the Australian Information Commissioner sur oaic.gov.au. Si vous vous trouvez dans l'Union européenne ou au Royaume-Uni, vous pouvez également contacter votre autorité locale de protection des données.